コロナ禍における給与計算業務のマネジメントについて

パンデミックが2年目に突入した今、多くの企業は従業員の命と生活を守るという重大な課題に直面しています。目標をしっかりと見据えながら、現実と理想のバランスを取り、常に戦い続けているのです。給与計算のマネジメントもその一つです。

給与計算のマネジメントは容易に安全に行うことができます。

「給与計算業務を外部に委託すべきか？委託する価値はあるのか？」

これはよく議論されるテーマです。

まずは、給与計算のアウトソーシングとはどういったものかを説明するところから始めましょう。これはその名の通り、従業員への給与や経費の支払いの管理・処理を第三者に委託することです。一般的には、委託先は給与計算や勤怠に関する情報を収集した上で、データ処理を行うことになります。

委託先はこれらの情報を収集することで、所得税や保険料の算出を行い、自治体や顧客に対して、法に定められた定期報告を確実に行うとともに支払いを実行します。

給与計算のアウトソーシングは大きなメリットをもたらす

アウトソーシングはどの企業にとっても正しい選択でしょうか？

組織の規模にかかわらず、給与計算は繰り返し行われる業務のため、アウトソーシングすることによって、時間とリソースを大幅に節約できることです。節約できた時間と労力をコアビジネスに集中することができます。

パンデミックの環境下において、失われた勢いを取り戻すためには、コアビジネスに集中することが重要です。パンデミックが発生すると、強制的な地域の閉鎖、サービス提供の中断、サプライチェーンへの影響など、様々な悪影響が生じます。

給与計算のアウトソーシングは、既に企業内でデジタル化が進んでいるかどうかに関わらず検討する価値があります。ワークフローやプロセスのデジタル化を余儀なくされている既存の企業にとっては特に有効な手段となるでしょう。

では、このコロナ禍において、給与計算のアウトソーシングを検討することのメリットをもう少し掘り下げてみましょう。

給与計算のアウトソーシングは、柔軟性があるとともに、現行のワークフローや実務と統合することができます。

新しいソリューションを導入することで、他の重要な業務が損失を受けるということはあってはいけないのです。

例えば、あなたの組織がすでにERPシステムを使っているとします。優れた給与計算のアウトソーシング会社であれば、給与計算モジュールと財務モジュールをシームレスに統合し、組織の給与データを収集・処理することができます。同様に、給与計算に勤怠データを利用している場合は、統合することで人が介在することを最小限に抑えることができます。

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信頼できる環境での作業が可能

安全性は重要なポイントで、データの安全性が確保されているからこそ安心して任せられます。まず、適切な権限を持った人だけがデータを見ることができるように、アウトソーシング会社にID管理と認証プロセス（生体認証や顔認証など）について尋ねることから始めてましょう。

また、信頼に足るアウトソーシング会社であれば、使用しているデータセンターの安全性とセキュリティを確保しています。外部からの干渉や物理的な脅威の可能性がないか、オフィスも場所を確認してみましょう。また、適切に管理するためのセキュリティポリシーについて質問してみましょう。セキュリティポリシーの証拠として実施されたセキュリティトレーニングについても質問してみる良いでしょう。

評判の良いアウトソーシング会社は、国際的な基準に適合することに重要性を理解している

高い評価を得ているアウトソーシング会社は、国際的な認証評価やISO認証を受けたプロセスを採用しています。ISO（国際標準化機構）は、単に製品や企業の標準化を行うだけではありません。プロセスの改善、安全性、品質を高めることにフォーカスされています。

つまり、これらの認証は国際的な基準を満たしているという安心を提供するものになります。

人員削減による大幅なコスト削減

給与計算業務をアウトソーシングすることで、人事担当者を雇用する必要がなくなります。注目すべき点は、必要な分だけの機能をオプションで利用できることです。

アウトソーシング会社は、通常、幅広いサービスを提供しています。有料オプションを利用すれば、必要に応じて選択した機能を利用することができ、ハードウェアやソフトウェアの導入コストは必要ありません。

クラウドでの人事管理は、従業員に最適なサービスを提供します。

一般的に、クラウドソリューションはいつでもどこでもアクセス可能です。利用者は、ノートPC、タブレット、スマートフォンなど、さまざまな方法でアクセスすることができます。そして、タイムシート管理、請求書や休暇管理、デジタル給与明細など、さまざまな人事サービスにアクセスできます。

これにより、反復的かつ重要な人事業務をより簡単に行うことができるようになります。面倒なペーパーワークや重複作業を省くことができるので、時間を節約できるのです。さらに、ジオロケーション（様々なデータ収集メカニズムを用いてユーザーの地理的な位置を特定すること）により、雇用主は従業員の出勤状況をリアルタイムで把握することができます。最終的に、人事プロセスはスムーズかつシームレスになります。

コンプライアンスの要望にも応えます

組織は法人格を有しているため、従業員の待遇を規定する現地の法律や規制の対象となります。当局は規制の執行に気を配っており、これらの規制は時間の経過とともに拡大する可能性もあるため、組織はベストプラクティスに基づいて、現地の法律を遵守することが不可欠です。

給与計算業務は賃金やボーナスだけのことではありません。採用や解雇、そして病気休暇、インセンティブ、休日、保険、年金制度、その他の手当など、あらゆる種類の報酬が含まれます。給与システムは、会計・税法と連動しているため、法律の適用を受け、コンプライアンスが重要になります。万が一、罰則を受けた場合、罰金や起訴に至ることもあります。

アウトソーシング会社は、給与に関するデータの作成、確認、提出、支払いの責任を負うことになります。そのため、現地の法的規制やその他のコンプライアンス要件に関する専門知識を持っておく必要があります。

SaaS（サービスとして利用できるようにしたソフトウェア）は、組織に大きなメリットとコスト効率をもたらします。

事業継続や災害対策の観点から、収集したデータをしっかり管理するために、どこからでも常にデータにアクセスできるようにしておくことができます。SaaSの場合、企業はハードウェアへのインストールをする必要がなく、さらにアウトソーシング会社の熟練した専門知識を利用することができます。下図のように、このアプローチには拡張性があり、運用の手間を減らすことができるため、ビジネスの成長をサポートします。