コロナ禍における給与計算業務のマネジメントについて

Hassle-free payroll processing

パンデミックが2年目に突入した今、多くの企業は従業員の命と生活を守るという重大な課題に直面しています。目標をしっかりと見据えながら、現実と理想のバランスを取り、常に戦い続けているのです。給与計算のマネジメントもその一つです。

給与計算のマネジメントは容易に安全に行うことができます。

「給与計算業務を外部に委託すべきか？委託する価値はあるのか？」

これはよく議論されるテーマです。

まずは、給与計算のアウトソーシングとはどういったものかを説明するところから始めましょう。これはその名の通り、従業員への給与や経費の支払いの管理・処理を第三者に委託することです。一般的には、委託先は給与計算や勤怠に関する情報を収集した上で、データ処理を行うことになります。

委託先はこれらの情報を収集することで、所得税や保険料の算出を行い、自治体や顧客に対して、法に定められた定期報告を確実に行うとともに支払いを実行します。

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給与計算のアウトソーシングは大きなメリットをもたらす

アウトソーシングはどの企業にとっても正しい選択でしょうか？

組織の規模にかかわらず、給与計算は繰り返し行われる業務のため、アウトソーシングすることによって、時間とリソースを大幅に節約できることです。節約できた時間と労力をコアビジネスに集中することができます。

パンデミックの環境下において、失われた勢いを取り戻すためには、コアビジネスに集中することが重要です。パンデミックが発生すると、強制的な地域の閉鎖、サービス提供の中断、サプライチェーンへの影響など、様々な悪影響が生じます。

給与計算のアウトソーシングは、既に企業内でデジタル化が進んでいるかどうかに関わらず検討する価値があります。ワークフローやプロセスのデジタル化を余儀なくされている既存の企業にとっては特に有効な手段となるでしょう。

では、このコロナ禍において、給与計算のアウトソーシングを検討することのメリットをもう少し掘り下げてみましょう。

給与計算のアウトソーシングは、柔軟性があるとともに、現行のワークフローや実務と統合することができます。

新しいソリューションを導入することで、他の重要な業務が損失を受けるということはあってはいけないのです。

例えば、あなたの組織がすでにERPシステムを使っているとします。優れた給与計算のアウトソーシング会社であれば、給与計算モジュールと財務モジュールをシームレスに統合し、組織の給与データを収集・処理することができます。同様に、給与計算に勤怠データを利用している場合は、統合することで人が介在することを最小限に抑えることができます。

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信頼できる環境での作業が可能

安全性は重要なポイントで、データの安全性が確保されているからこそ安心して任せられます。まず、適切な権限を持った人だけがデータを見ることができるように、アウトソーシング会社にID管理と認証プロセス（生体認証や顔認証など）について尋ねることから始めてましょう。

また、信頼に足るアウトソーシング会社であれば、使用しているデータセンターの安全性とセキュリティを確保しています。外部からの干渉や物理的な脅威の可能性がないか、オフィスも場所を確認してみましょう。また、適切に管理するためのセキュリティポリシーについて質問してみましょう。セキュリティポリシーの証拠として実施されたセキュリティトレーニングについても質問してみる良いでしょう。

評判の良いアウトソーシング会社は、国際的な基準に適合することに重要性を理解している

高い評価を得ているアウトソーシング会社は、国際的な認証評価やISO認証を受けたプロセスを採用しています。ISO（国際標準化機構）は、単に製品や企業の標準化を行うだけではありません。プロセスの改善、安全性、品質を高めることにフォーカスされています。

つまり、これらの認証は国際的な基準を満たしているという安心を提供するものになります。

人員削減による大幅なコスト削減

給与計算業務をアウトソーシングすることで、人事担当者を雇用する必要がなくなります。注目すべき点は、必要な分だけの機能をオプションで利用できることです。

アウトソーシング会社は、通常、幅広いサービスを提供しています。有料オプションを利用すれば、必要に応じて選択した機能を利用することができ、ハードウェアやソフトウェアの導入コストは必要ありません。

クラウドでの人事管理は、従業員に最適なサービスを提供します。

一般的に、クラウドソリューションはいつでもどこでもアクセス可能です。利用者は、ノートPC、タブレット、スマートフォンなど、さまざまな方法でアクセスすることができます。そして、タイムシート管理、請求書や休暇管理、デジタル給与明細など、さまざまな人事サービスにアクセスできます。

これにより、反復的かつ重要な人事業務をより簡単に行うことができるようになります。面倒なペーパーワークや重複作業を省くことができるので、時間を節約できるのです。さらに、ジオロケーション（様々なデータ収集メカニズムを用いてユーザーの地理的な位置を特定すること）により、雇用主は従業員の出勤状況をリアルタイムで把握することができます。最終的に、人事プロセスはスムーズかつシームレスになります。

コンプライアンスの要望にも応えます

組織は法人格を有しているため、従業員の待遇を規定する現地の法律や規制の対象となります。当局は規制の執行に気を配っており、これらの規制は時間の経過とともに拡大する可能性もあるため、組織はベストプラクティスに基づいて、現地の法律を遵守することが不可欠です。

給与計算業務は賃金やボーナスだけのことではありません。採用や解雇、そして病気休暇、インセンティブ、休日、保険、年金制度、その他の手当など、あらゆる種類の報酬が含まれます。給与システムは、会計・税法と連動しているため、法律の適用を受け、コンプライアンスが重要になります。万が一、罰則を受けた場合、罰金や起訴に至ることもあります。

アウトソーシング会社は、給与に関するデータの作成、確認、提出、支払いの責任を負うことになります。そのため、現地の法的規制やその他のコンプライアンス要件に関する専門知識を持っておく必要があります。

SaaS（サービスとして利用できるようにしたソフトウェア）は、組織に大きなメリットとコスト効率をもたらします。

事業継続や災害対策の観点から、収集したデータをしっかり管理するために、どこからでも常にデータにアクセスできるようにしておくことができます。SaaSの場合、企業はハードウェアへのインストールをする必要がなく、さらにアウトソーシング会社の熟練した専門知識を利用することができます。下図のように、このアプローチには拡張性があり、運用の手間を減らすことができるため、ビジネスの成長をサポートします。

SaaS Model

これらは、企業が給与計算のアウトソーシングを検討する上でのメリットのほんの一部です。そろそろ給与計算のアウトソーシングを検討してみませんか？このサービスが貴社にどのようなメリットをもたらすのか、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。

Payroll Statutory Compliance

著者略歴

ファリズ・アブダラは人材派遣事業とペイロール・HRアウトソーシング事業を展開するCXLグループのCEOです。

テクノロジーを駆使しCXLグループの進化を主導するとともに、人ならではの暖かみを重視した組織開発に取り組んでいます。

What Businesses Need to Know When Running Payroll Internally

What Businesses Need to Know About Running Payroll

As the COVID-19 pandemic rolls unbelievably into its second year, continuing to affect both lives and livelihoods, organisations around the world are undoubtedly rethinking the way business processes are done. This has certainly hit home for many organisations as they strive to proactively manage the changes they find themselves facing in such disruptive times.

Organisations need to remain agile in how they deliver their services, stay connected to their customers and find ways to improve service delivery, expand their portfolio and drive growth. But in the pandemic that organisations have been facing for some time, there is even more upheaval, uncertainty and disruption.

Payroll is a critical component of any business given that it is a core recurring business activity. Ensuring its continuity is of utmost importance. Taking this into consideration, we’ve put together some key points that every business that runs payroll internally should take note of.

1. Ensure your payroll team is defined and mapped out against responsibilities and skill sets.

It is important to have the best payroll team possible.

Your payroll manager typically supervises a team, the size of which might vary depending on the organisation. The manager reviews and approves all payroll payments and provides advice on payroll issues.

The manager also educates employees about various issues such as changes in legislation or regulations, updates on corporate policies and clarifications on pay structure.

As such, he/she needs to have a list of all team members and then map them out based on their responsibilities, skillsets and contact details. By doing this, tasks can be quickly and easily redistributed if there are changes in the work roster, availability of staff, in the event of lockdowns or any disruption.

Particularly where individuals or teams are required to work remotely, remote access credentials and processes need to be clearly defined and communicated so that payroll operations may continue uninterrupted.

If your organisation uses a payroll SaaS (software-as-a-service), there would typically be a task scheduler feature within. This would enable the team lead to assign payroll processing tasks based on the skillset and availability of team members even if they work remotely.

2. Having up-to-date technology hardware and software, along with your cloud data storage is critical.

Having up-to-date technology hardware and software, along with your cloud data storage is critical

These are twin concerns that should be high on your list of priorities.

Organisations that are still running their payroll platform on-premise should ensure that their payroll team has a secure VPN (virtual private network) connection to the payroll platform and data storage. A VPN creates a secure connection between you and the internet. So when your team uses a secure VPN, they ensure that all data traffic is encrypted. This keeps hackers away and ensures devices are not as vulnerable to attacks.

Today, the definition of a workplace has become increasingly flexible as organisations have to consider work from home arrangements. In lieu of this, a robust security system is a must when remote access is allowed into the network.

Alongside this, employees need to be provided regular training and communication to support this initiative. This ensures that everyone is on board in terms of use, rollout,  security, common weaknesses and threats and how these may be addressed.

Furthermore, a storage solution is needed. Your organisation is not just transmitting and processing data. You will also be required to maintain records, all of which are processed, transmitted and stored electronically. A data storage solution ensures that your data is easily accessible and can be relied on which is of paramount importance when processing payroll.

3. Keep abreast of regulatory changes especially in a dynamic environment.

During a pandemic, governments around the world are responding to the situation as it unfolds.

Governments have been and will likely continue to make weekly, sometimes, daily, announcements and even, changes to regulations, to support the population. For example, in Malaysia, the government introduced stimulus packages as a response to the national lockdown measures put in place due to the COVID-19 pandemic.

This is not all. Other announcements have been and may continue to be made. These include the deferment of regulatory filing dates, wage subsidies as well as changes to the social security contributions. All of these need to be tracked as they can complicate payroll processing. When these are managed well,  infringement and penalties can be avoided.

Keep abreast of regulatory changes

How can payroll be made simple.

This is where outsourcing can prove to be a valuable strategy.

It enables an organisation to remove critical administrative tasks from their core concern, freeing them up to focus on driving the business forward. Outsourcing can prove to be more cost-efficient as it negates the need for additional hardware, software and manpower for this task.

Let’s take a look at what happens when an organisation decides to outsource payroll.

1. One-time payroll activities.

These include conducting a business requirements study on the organisation to evaluate their specific needs and how support can be customised. The payroll processing platform will then be configured to support this. This includes establishing rules and protocols.

Relevant data will be captured and a migration exercise carried out. Dry runs to check the system and data would be conducted in parallel to ensure a smooth transition and to catch potential issues early.

2. Recurring payroll activities.

Once everything has been established, the first payroll processing can occur which involves crediting wages to the appropriate employees, creating the necessary supporting documentation (including payslips) and statutory reporting.

A system and protocol will be established to manage both client and employee queries as these surface.

3. Annual payroll activities.

The scope includes the preparation and submission of the annual tax returns. In Malaysia, these include the annual employee tax return (EA form) and the annual employer tax return (Form E).

Uninterrupted payroll outsourcing solutions with enhanced employee experience

4. Payroll reporting.

The pandemic has created massive complications. National lockdowns have been and continue to be enforced. Brick and mortar businesses continue to struggle with moving forward especially if they are not able to digitalise key aspects of their business.

This can lead to revenue loss. There have also been supply chain disruptions and the introduction of remote work to get around these challenges.

The fallout from the pandemic signals a return to basics.

Organisations are shoring up value and driving costs down, with a renewed focus on risk management. The latest Deloitte report on Global Outsourcing confirms that “cost reduction is back on top and that cloud and robotic process automation are table stakes”.

In conclusion, there are many ways organisations can minimise the disruption, negative

impact and uncertainty that is present in these volatile times. The use of outsourced payroll and the digitalisation of data can work well to help organisations navigate forward successfully.

Optimise Your Payroll Management with Outsourcing

In conclusion, there are many ways organisations can minimise the disruption, negative impact and uncertainty that is present in these volatile times. The use of outsourced payroll and the digitalisation of data can work well to help organisations navigate forward successfully.

Explore outsourcing with us to find out how your organisation can benefit from the expertise and technology that we have to offer. CXL Payroll & HR Outsourcing service guarantees compliance, reliability and security of your company profile. We’re committed to help you improve your payroll process that can optimise your resources, talent, knowledge and tools.

 


Author Bio

Fariz Abdullah is the Chief Executive Officer (CEO) of CXL Group. The organisation consists of two divisions— Contingent Workforce and Payroll & HR Outsourcing. Under his purview, Fariz has transformed CXL Group into an HR organisation that believes in the importance of advancing through technology but with a deep focus on the human touch in an increasingly digital era.